Una legge che si legge come un capitolato.

La legge organica 5/2024 dell’11 novembre sul diritto di difesa è stata pubblicata nella Gazzetta ufficiale spagnola il 14 novembre 2024 ed è in vigore dal 4 dicembre. È stata scritta pensando ai cittadini, non agli studi legali. Per questo parla di diritti: ciò che una persona può aspettarsi da chi la difende.

Non nomina i siti web nemmeno una volta. Ma chi progetta il sito di uno studio legale può leggerla quasi come un capitolato, perché molti di quei diritti contano già prima del primo incontro, quando il cliente sta ancora confrontando studi sul telefono.

Il diritto di sapere quanto e come.

L’articolo 6.2 riconosce il diritto di essere informati in modo semplice e accessibile, dall’avvocato che assume la difesa, su vari aspetti. Tre riguardano direttamente il sito. La lettera d: i costi generali del processo e il modo in cui si fissano gli onorari. La lettera e: le conseguenze di un’eventuale condanna alle spese. La lettera h: l’identità dell’avvocato, con il numero di iscrizione e l’ordine.

L’obbligo ricade sull’avvocato, non sul sito. Ma se uno studio spiega sul sito come calcola gli onorari, che cos’è una condanna alle spese e chi firma ogni pratica, il cliente arriva al primo incontro sapendo l’essenziale, e quell’incontro comincia un passo più avanti.

Lo Statuto generale dell’avvocatura spagnola andava già in questa direzione. Il suo articolo 48 impone di comunicare al cliente nome, codice fiscale, ordine, numero di iscrizione, domicilio professionale e un mezzo di contatto, anche elettronico, e di informarlo sugli onorari con il foglio d’incarico o un mezzo equivalente, insieme alle conseguenze di una condanna alle spese e al loro importo approssimativo.

Il foglio d’incarico, per iscritto.

L’articolo 15 della legge consente a chiunque di chiedere che l’incarico sia formalizzato per iscritto, in un foglio d’incarico o mezzo equivalente. Vi devono figurare, in modo comprensibile, i suoi diritti, i passaggi essenziali, le principali conseguenze della sua decisione e un preventivo con onorari e costi. Se si raccolgono dati personali, il foglio include le informazioni richieste dall’articolo 13 del Regolamento generale sulla protezione dei dati, e quei dati possono servire solo alla difesa affidata.

Il Codice deontologico dell’avvocatura spagnola precisa all’articolo 15 che cosa deve contenere un foglio d’incarico firmato: l’oggetto, le attività incluse e quelle escluse, il prezzo in modo chiaro e in evidenza o, se non si può fissare, i criteri per calcolarlo, le spese anticipate, le scadenze di pagamento e che cosa succede se l’incarico termina prima del previsto.

Un sito non firma il foglio d’incarico, ma può prepararlo. Può spiegare che cosa conterrà, mostrare un esempio senza dati reali e raccogliere con la prenotazione ciò che serve perché la bozza sia pronta il giorno della prima consulenza.

La riservatezza, anche sullo schermo.

L’articolo 16 della legge dichiara riservate tutte le comunicazioni tra avvocato e cliente. Lo Statuto generale, quando regola la consulenza online all’articolo 16, aggiunge due regole che toccano il design. Il cliente deve conoscere l’identità dell’avvocato e il suo ordine prima che il servizio sia prestato e, in ogni caso, prima che gli si chieda un pagamento. E le comunicazioni riservate vanno inviate cifrate e con firma elettronica sicura, quando le circostanze del cliente lo consentono.

La prima regola ordina la pagina di pagamento: il nome e l’ordine di chi terrà la consulenza stanno prima del pulsante, non sulla ricevuta. La seconda mette in discussione l’email come canale predefinito per i documenti.

Che cosa metterei sullo schermo.

• Chi segue la pratica. Ogni avvocato con il suo ordine e il numero di iscrizione, visibili prima di prenotare e prima di pagare.
• Come si fissano gli onorari. A ore, per fasi o a forfait, con ciò che ogni formula comprende e ciò che esclude.
• Che cos’è una condanna alle spese. In una frase: se il tribunale respinge tutte le Sue domande, di regola paga anche le spese dell’altra parte, salvo che rilevi seri dubbi di fatto o di diritto.
• Il tetto di quelle spese. La parte che spetta agli avvocati non può superare un terzo del valore della causa per ciascuna parte vittoriosa, salvo temerarietà.
• Il foglio d’incarico. Che cosa conterrà, con un esempio senza dati reali, e l’impegno di inviarlo prima di cominciare.
• Un canale sicuro per i documenti. Uno spazio cifrato in cui inviarli, invece di chiederli per email.

Che cosa si può automatizzare.

Quasi tutto quanto sopra si può preparare senza che l’avvocato scriva di più. Il foglio d’incarico può essere generato da ciò che il cliente ha indicato al momento della prenotazione, con il tipo di pratica, la formula di onorario e le informazioni sulla protezione dei dati già incluse, e arrivare all’avvocato come bozza da rivedere e firmare. Uno strumento di stima sul sito può spiegare come si calcolerebbero gli onorari in un caso tipico, sempre come orientamento e mai come preventivo. E l’aggiornamento sullo stato della pratica, che la legge riconosce anch’esso come diritto, può partire dal software gestionale e non dalla memoria di qualcuno.

Faccia la prova con il Suo ultimo cliente nuovo. Sapeva, prima di firmare, quanto gli sarebbe costata la pratica nel caso migliore e in quello peggiore? Lo sapeva per iscritto o perché glielo avevano detto in piedi, in corridoio? E se domani volesse sapere a che punto è la sua pratica, dovrebbe telefonare, o qualcuno glielo avrebbe già detto?

La legge trasforma queste domande in diritti. Un sito ben pensato può trasformarle in qualcosa che il cliente non deve chiedere. Nel concept Orvalle, lo stimatore degli onorari confronta Svizzera e Spagna e spiega per ciascun paese che cosa significa perdere una causa. Se vuole sapere quali parti del lavoro del Suo studio si possono automatizzare, l’Analisi di automazione Le consegna in una settimana un rapporto con prezzi chiusi.