Zuerst die Namen. Dann der Sachverhalt.

Stellen Sie sich die Szene vor. Eine Frau, die in Lugano lebt, erbt zusammen mit ihrem Bruder das Haus ihres Vaters in Valencia. Die beiden sind sich nicht einig, was damit geschehen soll. Eines Abends sucht sie eine Kanzlei mit Büros in der Schweiz und in Spanien, findet eine, die seriös wirkt, und öffnet das Kontaktformular. Oben steht «Schildern Sie uns Ihren Fall». Sie schreibt zwanzig Zeilen: den ungefähren Wert des Hauses, was ihr Bruder ihrer Meinung nach will, ein Konto bei einer spanischen Bank, über das niemand spricht, und wozu sie bereit wäre.

Zwei Tage später erhält sie eine freundliche E-Mail: Die Kanzlei kann das Mandat nicht übernehmen. Warum, sagt man ihr nicht, und man darf es auch nicht. Die Kanzlei berät seit Jahren ihren Bruder. Die zwanzig Zeilen liegen bereits auf ihrem Server, in einem gemeinsamen Postfach und vielleicht auf dem Telefon eines Partners.

Niemand hat in böser Absicht gehandelt. Das Problem ist die Reihenfolge. Die Website fragte nach dem Sachverhalt, bevor sie die Namen prüfte.

Was die Regeln sagen.

In der Schweiz verpflichtet das Bundesgesetz über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte (BGFA) in Artikel 12 Buchstabe c dazu, jeden Konflikt zwischen den Interessen der Klientschaft und denen von Personen zu meiden, mit denen man geschäftlich oder privat in Beziehung steht. Artikel 13 fügt ein Berufsgeheimnis hinzu, zeitlich unbegrenzt und gegenüber jedermann, über alles, was die Klientschaft infolge des Berufes anvertraut hat, und verlangt, dass Anwältinnen und Anwälte es auch durch ihre Hilfspersonen wahren lassen. Artikel 321 des Strafgesetzbuches bestraft die Verletzung auf Antrag mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe, auch wenn eine Hilfsperson sie begeht.

In Spanien verbieten die Standesregeln der spanischen Anwaltschaft in Artikel 12, Interessen zu vertreten oder zu beraten, die denen einer aktuellen oder früheren Klientin oder eines Klienten entgegenstehen, und verlangen bei einem Konflikt zwischen zwei Klienten, beide Mandate niederzulegen, sofern nicht alle zustimmen. Das Allgemeine Statut der spanischen Anwaltschaft regelt in Artikel 16 die Beratung online und über das Internet und verlangt etwas sehr Konkretes: einen ausreichenden Nachweis der Identität und die Informationen, die nötig sind, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Es sagt das über eine Leistung, die auf einem Bildschirm beginnt, also genau dort, wo heute ein Formular steht.

Keine dieser Regeln spricht von Webdesign. Aber alle beschreiben eine Reihenfolge: zuerst wissen, wer wer ist, dann zuhören.

Das Problem mit dem grossen Textfeld.

Viele Kanzlei-Websites enden gleich: Name, E-Mail, Telefon und ein grosses Textfeld mit der Einladung, den Fall zu schildern. Es ist das Formular, mit dem ein Handwerksbetrieb eine Offerte anfragt. In einer Kanzlei hat es drei Mängel.

• Es nimmt Vertrauliches ungefiltert an. Was geschrieben wird, kommt an, bevor jemand weiss, ob die Kanzlei es hören darf, und dieses Wissen kann es später erschweren, die Gegenseite zu vertreten.
• Es reist per E-Mail. Der Text kommt meist unverschlüsselt in ein gemeinsames Postfach, wird weitergeleitet, ausgedruckt und ohne Löschdatum aufbewahrt.
• Es vermischt zwei Aufgaben. Das Team muss die Geschichte lesen, um die Namen zu finden, obwohl es zuerst genau diese Namen braucht, richtig geschrieben und getrennt.

Dazu kommt die Person, die schreibt. Wer sich an eine Kanzlei wendet, ist meist besorgt, und ein leeres Feld lädt dazu ein, alles zu erzählen. Niemand hat ihr gesagt, dass sie warten soll.

Wie Orvalle es löst.

Orvalle ist eine fiktive Kanzlei mit Büros in Lugano und Madrid, die ich entworfen habe, um zu zeigen, wie die Website einer Kanzlei auf diesem Niveau aussehen sollte. Ihr erster Kontakt fragt nicht nach dem Fall. Er fragt nach Namen.

1. Schritt 1

   Wer schreibt

   Name, Wohnsitzland und wie man antworten soll. Mehr nicht.

2. Schritt 2

   Die anderen Parteien

   Die beteiligten Personen und Unternehmen, eine pro Zeile: der Bruder, die andere Gesellschaft, die Bank. Nur Namen, keine Geschichte.

3. Schritt 3

   Die Art des Mandats

   Eine feste Kategorie wie Erbrecht, Familienrecht, Immobilien oder Gesellschaftsrecht. Sie zeigt, wer das Mandat führen würde, nicht, was geschehen ist.

4. Schritt 4

   Die Prüfung

   Die Kanzlei gleicht die Namen mit ihrem Register von Klientschaft und Mandaten ab. Gibt es einen Konflikt, antwortet sie ohne Begründung, dass sie das Mandat nicht übernehmen kann, und hat nichts Vertrauliches erhalten.

5. Schritt 5

   Die Erstberatung

   Gibt es keinen Konflikt, wird die Erstberatung gebucht und bezahlt. Dokumente kommen danach über einen verschlüsselten Kanal, nicht per E-Mail.

Ein sichtbarer Satz erklärt den Grund: «Bevor Sie uns Ihren Fall schildern, müssen wir prüfen, dass wir keine der anderen Parteien vertreten. Deshalb fragen wir nur nach Namen.» Dieser Satz schafft mehr Vertrauen als jedes Foto einer juristischen Bibliothek. Die Namen von Personen, die nicht Klientin oder Klient werden, werden nach 30 Tagen gelöscht.

Was die Kanzlei gewinnt.

Wer einen Konflikt hat, erfährt es früh, nicht erst nachdem er seine ganze Geschichte erzählt hat. Wer keinen hat, kommt mit geprüften Namen, gewählter Kategorie und bezahltem Termin zur Erstberatung. Das Gespräch beginnt mit dem Fall, nicht mit den Personalien.

Hinter der Website lässt sich das automatisieren. Die Namen können mit der Kanzleisoftware abgeglichen werden, mit Schreibvarianten, früheren Familiennamen und Gesellschaften derselben Gruppe, und bei der Person, die Konflikte prüft, als Liste möglicher Treffer ankommen, nicht als E-Mail, die man ganz lesen muss. Die Entscheidung bleibt bei einem Menschen. Was wegfällt, ist das Suchen.

Die Reihenfolge hilft auch beim Rest des Mandats. In Spanien gibt das Gesetz über das Recht auf Verteidigung der Klientschaft das Recht, einfach verständlich zu erfahren, wie das Honorar festgelegt wird und wer sie vertritt, mit Anwaltskammer und Mitgliedsnummer. Ein geordneter erster Kontakt ist der natürliche Ort, damit zu beginnen.

Was die Website nicht entscheidet.

Die Website ersetzt die Kollisionsprüfung der Kanzlei nicht. Sie ordnet die Informationen so, dass die Prüfung vor dem Vertraulichen kommt. Was als Konflikt gilt, wie man mit einer früheren Klientschaft umgeht oder wann man die Zustimmung der Parteien einholt, entscheiden die Kanzlei und ihre Berufsregeln, nicht ein Formular.

In einer Kanzlei ist das Kontaktformular kein Briefkasten. Es ist der erste Schritt des Mandats.

Ein Versuch für heute Abend. Öffnen Sie die Website Ihrer Kanzlei auf dem Handy, als wären Sie ein neuer Mandant mit einem dringenden Problem, und beginnen Sie, ins Formular zu schreiben, was Ihnen zuerst einfiele: den Namen der Gegenpartei, den Betrag, was Sie unterschrieben haben und nicht hätten unterschreiben sollen.

Bevor Sie auf «Senden» tippen, fragen Sie sich, wem Sie das alles gerade erzählen und ob Ihre Kanzlei schon weiss, dass sie Sie vertreten darf. Und eine unbequemere Frage: Wenn morgen die Gegenpartei über dasselbe Formular schreibt, wer in Ihrem Team liest dann beide Nachrichten?

Das Konzept Orvalle zeigt eine Art, diese erste Minute zu ordnen, in sechs Sprachen. Wenn Sie wissen möchten, wie die Website Ihrer Kanzlei sie heute löst, setzt die Strategische Diagnose genau dort an.