Das Gästeregister beginnt nicht an der Rezeption. Es beginnt bei der Buchung.

Stellen Sie sich vor: Ein Paar aus Zürich kommt um halb zwölf in der Nacht nach einem verspäteten Flug in einem Fünfsternhotel in Marbella an. An der Rezeption verlangt man beide Pässe, die Ausweis-Trägernummer, das Verwandtschaftsverhältnis zur zwölfjährigen Tochter und die Angaben der Karte, mit der bezahlt wurde. Niemand hatte vorher etwas gesagt. Das dauert zehn Minuten, und dort beginnt die Erinnerung an das Hotel.

Das spanische Gästeregister wird meist als Sache der Rezeption und der Hotelsoftware behandelt. Ich sehe es anders. Das Gesetz verlangt Meldungen ab dem Moment der Buchung, und in diesem Moment steht der Gast nicht an Ihrem Empfang. Er ist auf Ihrer Website, auf einer Plattform oder am Telefon.

Was die Regel genau verlangt.

Das Königliche Dekret 933/2021 verpflichtet alle, die in Spanien Unterkunft anbieten, gewerblich oder nicht, Gästedaten zu erfassen und dem Innenministerium zu melden. Dazu gehören Hotels, Ferienwohnungen, Campingplätze, Reiseveranstalter und Online-Plattformen, die solche Leistungen vermitteln, sofern sie Dienste in Spanien anbieten. Gemeldet wird sofort, spätestens innert 24 Stunden, ab zwei Zeitpunkten: bei Buchung oder Stornierung und bei Beginn des Aufenthalts. Jeder Gast über vierzehn Jahre unterschreibt einen Meldeschein.

Die Liste ist lang. Pro Gast: Vorname, beide Nachnamen, Geschlecht, Ausweisnummer und Trägernummer, Ausweisart, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, vollständige Adresse, Telefonnummern, E-Mail, Zahl der Reisenden und Verwandtschaftsverhältnis, wenn Minderjährige dabei sind. Pro Aufenthalt: Vertragsreferenz, Datum und Uhrzeit von Ankunft und Abreise, Zahl der Zimmer, Internetanschluss und Zahlungsdaten, darunter Zahlungsart, deren Kennung, Inhaber und Ablaufdatum der Karte. Gewerbliche Anbieter müssen zudem drei Jahre lang ein elektronisches Register führen.

Wer Pflichtmeldungen unterlässt, begeht nach dem spanischen Gesetz über die öffentliche Sicherheit eine schwere Widerhandlung, mit Bussen von 601 bis 30’000 Euro. Verspätete oder fehlerhafte Meldungen gelten als leichte Widerhandlung, mit 100 bis 600 Euro. In der Praxis gilt die Regel seit Dezember 2024. Katalonien und das Baskenland haben eigene Meldesysteme.

Was Brüssel beanstandet.

Am 4. Juni 2026 hat die Europäische Kommission mit einem Aufforderungsschreiben ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Spanien eröffnet, wegen Verstosses gegen die Datenschutzrichtlinie für Polizei und Justiz. Sie hält die erhobenen Datenkategorien für übermässig, einschliesslich Zahlungs- und GPS-Daten. Sie bemängelt, dass der Zugriff der Polizei nicht auf bestimmte und eindeutige Zwecke beschränkt ist. Und sie nennt die dreijährige Aufbewahrung aller Daten unverhältnismässig. Spanien hatte zwei Monate Zeit zu antworten. Ein Bündnis europäischer Tourismusverbände, darunter der Hotelverband HOTREC, hat den Schritt begrüsst.

Die Regel ist damit nicht ausgesetzt. Das Dekret bleibt in Kraft. Laut den spanischen Reisebüroverbänden hat ihnen das Innenministerium Ende Juni mitgeteilt, dass es die Ministerialverordnung zur Umsetzung des Dekrets bis zum Ende des europäischen Verfahrens ruhen lässt. Bevor Sie Ihre Abläufe ändern, klären Sie mit Ihrer Beratung oder Ihrem Verband, was heute von Ihnen verlangt wird.

Das Gesetz bestimmt, welche Daten verlangt werden. Ihre Website bestimmt, wie sich der Gast dabei fühlt.

Warum das eine Sache Ihrer Website ist.

Wenn die Daten ab der Buchung gemeldet werden müssen, muss alles, was Ihre Buchungsmaschine nicht erfasst, später nachgefragt werden, per E-Mail, am Telefon oder am Empfang. In einem Luxushotel ist jede späte Nachfrage eine Reibung für jemanden, der dafür bezahlt, keine zu haben.

Die Alternative gibt es, und sie ist nicht kompliziert: eine Online-Registrierung vor der Anreise, mit der Bestätigung verschickt, in der Sprache des Gastes, die er in zwei Minuten vom Sofa aus erledigt. Bei der Ankunft muss die Rezeption nur noch willkommen heissen. Es ist eine Automatisierung, die der Gast bei der Ankunft bemerkt und das Team jeden Tag.

Es gibt zwei Bedingungen. Erstens Sicherheit: Pässe und Kartendaten gehören weder in ein gemeinsames Postfach noch in eine Tabelle. Zweitens Transparenz: Der Gast soll wissen, bevor er seine Daten angibt, dass es sich um eine gesetzliche Pflicht in Spanien handelt, an wen sie gemeldet werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Das gehört in die Datenschutzerklärung und, in einer klaren Zeile, ins Formular selbst.

Meine Position.

Ich teile die Zweifel der Kommission: Für eine Hotelnacht die Trägernummer eines Passes und das Ablaufdatum einer Karte zu verlangen, ist viel. Aber solange die Regel gilt, wird sie eingehalten. Und wenn sie eingehalten werden muss, dann lieber in Ruhe zu Hause und in der eigenen Sprache als um Mitternacht vor einem Empfangstresen. Der Gast erinnert sich nicht an die Regel. Er erinnert sich daran, wie man ihn gefragt hat.

Was ich prüfen würde.

• Den Weg der Daten. Was Ihre Website bei der Buchung erfasst, was von Plattformen kommt und was noch fehlt, wenn der Gast eintrifft.
• Die Registrierung vor der Anreise. Ob es sie gibt, in wie vielen Sprachen und wie lange ein Gast dafür auf dem Handy braucht.
• Wo die Dokumente landen. Wer Pässe und Zahlungsdaten sehen kann und wo sie gespeichert sind.
• Die Erklärung für den Gast. Ob Formular und Datenschutzerklärung sagen, warum die Daten verlangt und an wen sie gemeldet werden.
• Die Flexibilität. Ob Sie Felder entfernen können, ohne die Website neu zu bauen, wenn sich die Regel ändert.

Wo Sie beginnen.

1. Diese Woche

   Eine Testbuchung machen

   Über die Website und über eine Plattform, und notieren, welche Daten am Ende fehlen.

2. Diesen Monat

   Die Gästeinformation prüfen

   Eine klare Zeile im Formular und eine aktualisierte Datenschutzerklärung.

3. Dieses Quartal

   Die Registrierung vor der Anreise einführen

   Sicherer Link mit der Bestätigung, in der Sprache des Gastes, verbunden mit dem System, das an das Ministerium meldet.

4. Nach der Klärung

   Die Felder anpassen

   Das europäische Verfahren verfolgen und entfernen, was nicht mehr Pflicht ist.

Machen Sie eine Testbuchung in Ihrem eigenen Hotel und zählen Sie die Minuten, die der Gast bei der Ankunft an der Rezeption verbringt. Stellen Sie sich diesen Gast jetzt nach zwölf Stunden Reise vor, mit zwei schlafenden Kindern und dem Pass ganz unten im Koffer.

Wie viele dieser Minuten hätte Ihre Website vorher erledigen können, in Ruhe und von zu Hause aus? Und eine Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor das Gesetz sie stellt: Weiss der Gast, warum Sie jede Angabe verlangen?

Wenn Sie möchten, dass ich Ihre Website und Ihre Gästeregistrierung aus diesem Blickwinkel prüfe, beginnen Sie mit der Strategischen Diagnose. Welche Daten Sie in Ihrem Fall melden müssen, bestätigen Ihre Rechtsberatung oder Ihr Hotelverband.