El registro de viajeros no empieza en recepción. Empieza cuando reservan.

Imagine la escena: un matrimonio de Ginebra llega a las once y media de la noche a un cinco estrellas de Marbella, tras un vuelo con retraso. En recepción le piden los dos pasaportes, el segundo apellido, el número de soporte del documento, la relación de parentesco con su hija de doce años y los datos de la tarjeta con la que pagó. Nadie les había avisado. El trámite dura diez minutos, y el recuerdo del hotel empieza ahí.

El registro de viajeros se suele tratar como un problema de recepción y de programa de gestión. Yo lo veo de otra manera. La ley pide comunicar datos desde el momento de la reserva, y en ese momento el huésped no está en su mostrador. Está en su web, en una plataforma o al teléfono.

Qué pide la norma, con exactitud.

El Real Decreto 933/2021 obliga a quien ofrece hospedaje en España, de forma profesional o no, a recoger y comunicar a Interior los datos de sus huéspedes. Incluye hoteles, hostales, apartamentos turísticos, campings, operadores turísticos y plataformas digitales que intermedian en estas actividades, siempre que ofrezcan servicios en España. La comunicación se hace de manera inmediata y como máximo en 24 horas desde dos momentos: al hacer o anular la reserva, y al empezar la estancia. Toda persona mayor de catorce años firma su parte de entrada.

La lista es larga. Por cada viajero: nombre, dos apellidos, sexo, número del documento y su número de soporte, tipo de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección completa, teléfonos, correo electrónico, número de viajeros y parentesco si hay menores. Por cada estancia: referencia del contrato, fechas y horas de entrada y salida, número de habitaciones, conexión a internet y datos del pago, incluidos el tipo de medio, su identificación, el titular y la caducidad de la tarjeta. Quien aloja de forma profesional debe además conservar un registro informático durante tres años.

Omitir las comunicaciones obligatorias es una infracción grave según la Ley de Seguridad Ciudadana, con multas de 601 a 30.000 euros. Comunicar fuera de plazo o con irregularidades es leve, de 100 a 600 euros. Según la patronal hotelera CEHAT, la moratoria sin procedimientos sancionadores terminó el 2 de diciembre de 2024. Cataluña y el País Vasco tienen sus propios sistemas de comunicación.

Lo que cuestiona Bruselas.

El 4 de junio de 2026, la Comisión Europea abrió un procedimiento de infracción contra España, con una carta de emplazamiento, por incumplir la directiva de protección de datos en el ámbito policial. Considera excesivas las categorías de datos recogidas, incluidos los datos de pago y de GPS. Considera que el acceso policial no se limita a fines específicos y explícitos. Y califica de desproporcionado conservar todos los datos durante tres años. España tenía dos meses para responder.

Eso no suspende la norma. El real decreto sigue en vigor. Según las federaciones de agencias de viajes, Interior les comunicó a finales de junio que paraliza la orden ministerial que lo desarrolla hasta que termine el procedimiento europeo. Antes de cambiar su forma de trabajar, confirme con su asesor o su asociación qué se le exige hoy.

La ley decide qué datos se piden. Su web decide cómo se siente el huésped al darlos.

Por qué es un asunto de su web.

Si los datos tienen que comunicarse desde la reserva, lo que su motor de reservas no recoge alguien tendrá que pedirlo después, por correo, por teléfono o en el mostrador. Y en un hotel de lujo, cada petición tardía es una fricción con alguien que paga por no tener fricciones.

La alternativa existe y no es complicada: un registro en línea antes de la llegada, enviado con la confirmación, en el idioma del huésped, que pueda completar desde su sofá en dos minutos. Al llegar, recepción solo tiene que dar la bienvenida. Es una automatización que el huésped nota al llegar y el equipo nota cada día.

Hay dos condiciones. La primera, seguridad: pasaportes y datos de tarjetas no pueden acabar en un buzón compartido ni en una hoja de cálculo. La segunda, transparencia: el huésped debe saber, antes de dar sus datos, que es una obligación legal en España, a quién se comunican y cuánto tiempo se guardan. Eso va en la política de privacidad y, en una línea clara, en el propio formulario.

Mi posición.

Comparto la duda de la Comisión: pedir el número de soporte de un pasaporte y la caducidad de una tarjeta para una noche de hotel es mucho. Pero mientras la norma esté en vigor, se cumple. Y si hay que cumplirla, prefiero que el huésped lo haga tranquilo en su casa y en su idioma, y no a medianoche delante de un mostrador. Un huésped no recuerda la norma. Recuerda cómo se la pidieron.

Lo que yo revisaría.

• El recorrido de los datos. Qué recoge su web al reservar, qué llega de las plataformas y qué falta cuando el huésped aparece en recepción.
• El registro previo a la llegada. Si existe, en cuántos idiomas, y cuánto tarda un huésped en completarlo desde el móvil.
• Dónde acaban los documentos. Quién puede ver pasaportes y datos de pago, y dónde se guardan.
• La explicación al huésped. Si el formulario y la política de privacidad dicen por qué se piden los datos y a quién se comunican.
• La flexibilidad. Si podrá quitar campos sin rehacer la web cuando cambie la norma.

Por dónde empezar.

1. Esta semana

   Hacer una reserva de prueba

   Desde la web y desde una plataforma, y anotar qué datos faltan al final del recorrido.

2. Este mes

   Revisar la información al huésped

   Una línea clara en el formulario y la política de privacidad actualizada.

3. Este trimestre

   Poner en marcha el registro previo

   Enlace seguro con la confirmación, en el idioma del huésped, conectado al sistema que comunica a Interior.

4. Cuando se resuelva

   Ajustar los campos

   Seguir el procedimiento europeo y retirar lo que deje de ser obligatorio.

Haga una reserva de prueba en su propio hotel y cuente los minutos que el huésped pasa delante del mostrador al llegar. Ahora imagine a ese huésped después de doce horas de viaje, con dos niños dormidos y el pasaporte en el fondo de la maleta.

¿Cuántos de esos minutos podría haber resuelto su web antes, con calma y desde casa? Y una pregunta que conviene hacerse antes de que se la haga la ley: ¿sabe el huésped por qué le pide cada dato?

Si quiere que revise su web y su registro de viajeros desde este ángulo, empiece por el Diagnóstico Estratégico. Qué datos debe comunicar en su caso concreto lo confirma su asesor jurídico o su asociación hotelera.