Le registre des voyageurs ne commence pas à la réception. Il commence à la réservation.

Imaginez : un couple de Genève arrive à vingt-trois heures trente dans un cinq étoiles de Marbella, après un vol retardé. À la réception, on lui demande les deux passeports, le numéro de support du document, le lien de parenté avec sa fille de douze ans et les données de la carte avec laquelle il a payé. Personne ne l’avait prévenu. Cela dure dix minutes, et le souvenir de l’hôtel commence là.

Le registre espagnol des voyageurs est en général traité comme une affaire de réception et de logiciel hôtelier. Je le vois autrement. La loi exige une transmission dès le moment de la réservation, et à ce moment-là le client n’est pas à votre comptoir. Il est sur votre site, sur une plateforme ou au téléphone.

Ce que la règle exige, précisément.

Le décret royal 933/2021 oblige quiconque propose un hébergement en Espagne, à titre professionnel ou non, à recueillir les données de ses clients et à les transmettre au ministère de l’Intérieur. Sont visés les hôtels, appartements touristiques, campings, voyagistes et plateformes en ligne qui servent d’intermédiaires, dès lors qu’ils offrent des services en Espagne. La transmission se fait immédiatement, et au plus tard dans les 24 heures, à partir de deux moments : la réservation ou son annulation, et le début du séjour. Toute personne de plus de quatorze ans signe une fiche d’entrée.

La liste est longue. Pour chaque voyageur : prénom, deux noms de famille, sexe, numéro du document et numéro de support, type de document, nationalité, date de naissance, adresse complète, téléphones, courriel, nombre de voyageurs et lien de parenté en présence de mineurs. Pour chaque séjour : référence du contrat, dates et heures d’arrivée et de départ, nombre de chambres, connexion internet et données de paiement, dont le moyen de paiement, son identification, le titulaire et la date d’expiration de la carte. Les professionnels doivent en outre tenir un registre informatique pendant trois ans.

Omettre les transmissions obligatoires constitue une infraction grave au titre de la loi espagnole sur la sécurité publique, passible d’amendes de 601 à 30 000 euros. Transmettre en retard ou avec des irrégularités est une infraction légère, de 100 à 600 euros. Dans les faits, la règle s’applique depuis décembre 2024. La Catalogne et le Pays basque ont leurs propres systèmes de transmission.

Ce que conteste Bruxelles.

Le 4 juin 2026, la Commission européenne a ouvert une procédure d’infraction contre l’Espagne, par une lettre de mise en demeure, pour violation de la directive sur la protection des données dans le domaine policier. Elle juge excessives les catégories de données collectées, y compris les données de paiement et de GPS. Elle estime que l’accès de la police n’est pas limité à des finalités déterminées et explicites. Et elle qualifie de disproportionnée la conservation de toutes les données pendant trois ans. L’Espagne disposait de deux mois pour répondre. Une coalition d’associations européennes du tourisme, dont l’association hôtelière HOTREC, a salué cette décision.

La règle n’est pas suspendue pour autant. Le décret reste en vigueur. Selon les fédérations espagnoles d’agences de voyages, le ministère de l’Intérieur leur a indiqué fin juin qu’il met en pause l’arrêté ministériel d’application du décret jusqu’à la fin de la procédure européenne. Avant de changer vos pratiques, vérifiez avec votre conseil ou votre association ce qui vous est demandé aujourd’hui.

La loi décide quelles données on demande. Votre site décide de ce que le client ressent en les donnant.

Pourquoi c’est une affaire de site.

Si les données doivent être transmises dès la réservation, tout ce que votre moteur de réservation ne recueille pas devra être demandé plus tard, par courriel, au téléphone ou au comptoir. Dans un hôtel de luxe, chaque demande tardive est une friction pour quelqu’un qui paie pour ne pas en avoir.

L’alternative existe et n’a rien de compliqué : un enregistrement en ligne avant l’arrivée, envoyé avec la confirmation, dans la langue du client, qu’il remplit depuis son canapé en deux minutes. À l’arrivée, la réception n’a plus qu’à accueillir. C’est une automatisation que le client remarque en arrivant et que l’équipe remarque chaque jour.

Il y a deux conditions. D’abord la sécurité : passeports et données de carte n’ont rien à faire dans une boîte de réception partagée ou un tableur. Ensuite la transparence : le client doit savoir, avant de donner ses données, qu’il s’agit d’une obligation légale en Espagne, à qui elles sont transmises et combien de temps elles sont conservées. Cela figure dans la déclaration de protection des données et, en une ligne claire, dans le formulaire lui-même.

Ma position.

Je partage le doute de la Commission : demander le numéro de support d’un passeport et la date d’expiration d’une carte pour une nuit d’hôtel, c’est beaucoup. Mais tant que la règle est en vigueur, on l’applique. Et s’il faut l’appliquer, je préfère que le client le fasse tranquillement chez lui, dans sa langue, plutôt qu’à minuit devant un comptoir. Le client ne se souvient pas de la règle. Il se souvient de la façon dont on la lui a demandée.

Ce que je vérifierais.

• Le parcours des données. Ce que votre site recueille à la réservation, ce qui arrive des plateformes et ce qui manque encore quand le client se présente.
• L’enregistrement avant l’arrivée. S’il existe, en combien de langues, et combien de temps il prend sur un téléphone.
• Où finissent les documents. Qui peut voir passeports et données de paiement, et où ils sont stockés.
• L’explication au client. Si le formulaire et la déclaration de protection des données disent pourquoi les données sont demandées et à qui elles sont transmises.
• La souplesse. Si vous pourrez retirer des champs sans refaire le site lorsque la règle changera.

Par où commencer.

1. Cette semaine

   Faire une réservation test

   Depuis le site et depuis une plateforme, en notant les données qui manquent à la fin du parcours.

2. Ce mois-ci

   Revoir l’information au client

   Une ligne claire dans le formulaire et une déclaration de protection des données à jour.

3. Ce trimestre

   Mettre en place l’enregistrement avant l’arrivée

   Lien sécurisé avec la confirmation, dans la langue du client, relié au système qui transmet au ministère.

4. Une fois tranché

   Ajuster les champs

   Suivre la procédure européenne et retirer ce qui ne sera plus obligatoire.

Faites une réservation test dans votre propre hôtel et comptez les minutes que le client passe devant la réception à son arrivée. Imaginez maintenant ce client après douze heures de voyage, avec deux enfants endormis et le passeport au fond de la valise.

Combien de ces minutes votre site aurait-il pu régler avant, tranquillement et depuis chez lui ? Et une question à se poser avant que la loi ne la pose : le client sait-il pourquoi vous lui demandez chaque donnée ?

Si vous voulez que j’examine votre site et votre registre des voyageurs sous cet angle, commencez par le Diagnostic stratégique. Les données à communiquer dans votre cas précis sont confirmées par votre conseiller juridique ou votre association hôtelière.